CRONOGRAMA DE OBRAS: COMO PREPARÁ-LO DE FORMA PROFISSIONAL EM 4 PASSOS

Giuliano | 23/04/2015 | Cronograma, Planejamento e Orçamento | 1 Comment

Você provavelmente já teve a oportunidade de montar um cronograma do zero. Pode ter sido no  famoso TCC (trabalho de formatura) da faculdade ou, se já começou a vida profissional, uma lista de “datas marcos” com as entregas parciais de um projeto (o que também não deixa de ser um cronograma). A maneira mais simples de começar é abrir o MS Excel, listar as atividades nas linhas, os meses nas colunas e sair pintando as células com cores. O que é suficiente para pequenos projetos. No entanto, conforme o grau de complexidade dos projetos aumentam, os cronogramas precisam ser elaborados com técnicas mais avançadas.

Um cronograma bem elaborado é fundamental para atender os prazos, controlar o financeiro, programar compras, gerir e contratar mão-de-obra e prevenir conflitos entre atividades. Por esses motivos grandes obras contam com equipes de engenheiros de planejamento controlando a execução de toda construção.

Nesse artigo, vamos passar pra você um processo de 4 passos para elaborar cronogramas de obras de forma completa e eficiente, que pode ser usado tanto em pequenas reformas como em grandes edifícios. São eles:

1. Definir as Atividades
2. Sequenciar as Atividades
3. Estimar as Durações das Atividades
4. Desenvolver o Cronograma

Passo #1) Definir as Atividades

Nesta etapa seu objetivo é construir a chamada Estrutura Analítica do Projeto (EAP) ou, do inglês, Work Breakdown Structure (WBS), que nada mais é do que a listagem de todas as atividades necessárias para entregar o projeto finalizado.

Aqui, o significado de “atividade” tem o conceito de pacote de trabalho que utiliza os mesmos insumos e serviços profissionais. Mas não existe uma regra, você pode simplificar resumindo as atividades (por exemplo: uma atividade chamada “Fundações”) ou detalhando (exemplo: “perfuração de estacas”, “armação de estacas”, “concretagem de estacas”). O ideal é quebrar em itens que facilite o seu controle. Se uma atividade ocorre no mesmo dia, como armação e concretagem de estaca, será que vale a pena separar ?

Não se preocupe com a relação do que vem antes ou depois, o importante neste passo é garantir que a lista esteja completa.

Utilize as seguintes técnicas pra elaborar a EAP e garantir que você não se esqueceu de nada:

• Analise todo o escopo das plantas disponíveis (projeto de arquitetura, estrutural, elétrico, hidráulico, drenagem, etc.) e do orçamento da obra;
• Faça o desdobramento ou decomposição de alguns itens: ex. Piscina > você pode quebrar em Escavação + Fundações + Alvenaria + Impermeabilização + Revestimentos Cerâmicos + Instalações Hidráulicas + Iluminação;
• Utilize padrões, modelos ou templates de outros projetos semelhantes já executados;
• Sempre consulte a opinião especializada de profissionais com mais experiência.

Uma outra técnica que eu utilizo é a do “O QUE? + ONDE?”. Por exemplo, num edifício residencial, temos o serviço de alvenaria ocorrendo em vários locais. Então eu procuro quebrar a etapa de “Alvenaria” em atividades menores como “Alvenaria do Térreo”, “Alvenaria do 1º Pavimento”, “Alvenaria do 2º Pavimento”,…

Na obra de um edifício residencial em que eu fui o responsável pelo planejamento, eu preparei a EAP listando os serviços que seriam realizados (O QUE?) e os locais de trabalho (ONDE?), que me forneceu o seguinte mapa de atividades:

Você poderá fazer o download desta EAP mais abaixo.

Repare que eu coloquei uma sigla de 3 letras para o serviço e 2 caracteres para o local. Assim quando eu estiver planejando a atividade “PFE-1P”, eu sei que se trata da “Pintura Final Externa do 1º Pavimento”. Cada célula preenchida com as 5 letras é uma atividade da minha EAP.

Dica: Se você está sem criatividade, entre no site da Editora Pini e pesquise por “orçamento detalhado”. Você terá acesso a inúmeros orçamentos de diversos tipos de obras (casas, edifícios residenciais, comerciais, galpões, etc.) com a lista e custos de cada etapa.

Passo #2) Sequenciar as Atividades

Uma vez listadas todas as atividades necessárias para a conclusão da obra, você precisa definir o relacionamento entre as atividades, isto é, qual atividade ocorre depois de outra.

A determinação da dependência é fundamental e exige conhecimento técnico da execução. Por exemplo, você precisa ter a estrutura do edifício desformada para iniciar as alvenarias.

Nessa etapa, você deve indicar as precedências de cada item da EAP. Dá-se o nome depredecessoras as etapas anteriores a uma atividade.

Considere nesse processo:

• Ligações finish-to-start (fim com início) quando uma etapa inicia após o fim de outra;
• Ligações start-to-start (início com início) quando duas etapas devem começar juntas;
• Ligações finish-to-finish (fim com fim) quando duas etapas devem finalizar juntas;
• Aplicações de antecipações e atrasos (lags) – por exemplo, a etapa de retirar as escoras da estrutura geralmente ocorre após 28 dias da concretagem.

Dica: Cuidado com redundâncias: se seu projeto fosse fazer um bolo dividido em 4 etapas – misturar os ingredientes / bater na batedeira / assar no forno / servir – a etapa “servir” tem a predecessora “assar no forno” e as outras duas, mas você não precisaria listar essas outras duas etapas. Coloque o mínimo de predecessoras possível, isto é, sempre as imediatamente anteriores.

Seja cuidadoso com a sobreposição de atividades. A execução do contrapiso ou trabalhos na fachada, por exemplo, são atividades que exigem interdição. Evitar atividades simultâneas no mesmo ambiente facilita o controle da mão-de-obra de empreiteiros diferentes, diminuindo confusões como responsabilidade por danos e sujeira ou roubo de ferramentas.

Passo #3) Estimar as Durações das Atividades

Nesse passo, você deve dar o primeiro chute da duração de cada etapa. Digo primeiro porque conforme o resultado final do cronograma (data de entrega do projeto), você provavelmente terá de fazer ajustes para que o projeto tenha a duração exata que você precisa. Se você pretende, por exemplo, executar o prédio em 24 meses e na primeira estimativa resultou em 30 meses, você terá que ajustar as durações das atividades para se adequar a esta condição.

Você pode estimar as durações por 3 formas:

• Estimativas análogas: em uma obra semelhante, o revestimento de fachada durou 2 meses, logo adotarei 2 meses na minha obra;
• Estimativas paramétricas: o piso cerâmico do apartamento de 100 m² foi feito em 5 dias, logo, no apartamento de 60 m² vou adotar 3 dias.
• Opinião especializada: consultei um engenheiro de fundações e ele estimou que as sapatas levarão 20 dias úteis para serem executadas.

Sempre considere os recursos das atividades. Você pode ter alguns fatores limitantes como: dinheiro, disponibilidade de caminhões betoneiras, velocidade e capacidade de carga da grua, quantidade de mão-de-obra. Todos esses itens podem impor restrições ao prazo que você está estimando.

Passo #4) Desenvolver o Cronograma

Tendo em mãos a EAP, as predecessoras e as durações de cada atividade, você tem condições de montar o cronograma.

Neste passo, praticamente todos os profissionais fazem uso de ferramentas para os desenvolvimento de cronogramas, como MS Project, Primavera, OpenProj ou mesmo o MS Excel porque mostram graficamente o sequenciamento das atividades do projeto. Independente de qual software você utilizar, você precisará dos produtos dos três passos anteriores.

Ao inserir os dados no programa escolhido, ele fornecerá a primeira versão do cronograma da obra. Mas já vimos que geralmente ele precisará sofrer alguns ajustes, como compressão ou extensão de atividades ou revisão das predecessoras, caso algum dado tenha sido preenchido incorretamente.

Quando você terminar os ajustes e definir a versão final do cronograma, você terá a “Linha de base do cronograma” ou “baseline”, isto é, o cronograma de “partida” ou referência para desenvolvimento do projeto.

O baseline também fornecerá uma informação essencial para você: o caminho crítico. Ele representa a sequência de atividades que não possuem folgas. Se alguma dessas atividades atrasarem, você atrasará a obra inteira. Você precisa ter muito cuidado com ele para garantir o prazo de entrega. Por outro lado, você perceberá que algumas atividades possuem folgas, isto é, elas permitem atrasos sem comprometer a data de entrega da obra porque são atividades que não estão no caminho crítico.

Passo Extra) Controlar o Cronograma

Esse passo é consequência dos outros e essencial para garantir a execução da obra: controlar o cronograma. Você precisa atualizar periodicamente seu cronograma com o avanço físico da sua obra, indicando prazos realizados das tarefas prontas e recalculando a data de finalização. Sugiro você definir um prazo (bimestral, por exemplo) e recalcular o cronograma em cada vencimento desse período.

Modelos de Cronograma de Obra para Download                                               

Você provavelmente está nesse artigo porque precisa elaborar um cronograma. Para não ficar só na teoria descrita acima, preparamos um arquivo para download com 2 modelos de cronograma para baixar em MS Excel (.xls) totalmente grátis!

Clique no botão abaixo para ter acesso ao arquivo e siga as instruções a seguir:

Cronograma 1) Gráfico de Barras

Na aba “Cronograma1” do arquivo, há o primeiro tipo de cronograma que elaboramos. Você devepreencher somente as células azuis, principalemente as colunas “Tarefa”, “Data de Início” e “Duração” (colunas C, D e E do Excel).

A planilha está preparada para 100 atividades, mas quem tiver habilidade com o software conseguira alterar esse limite sem dificuldades (não travamos nada).

Após o preenchimento, o gráfico é gerado automaticamente e o aspecto final do cronograma será idêntico ao abaixo:

Cronograma 2) Percentuais de conclusão

Neste segundo modelo (aba “Cronograma2”), você também preencherá as células azuis das colunas “Tarefa”, “Custo”, “Mês de início” e “Duração em meses”. O cronograma será formado nas células a partir da coluna “I” indicando o percentual a ser concluído em cada mês.

Na próxima aba, “Físico-Financeiro” será formado o Cronograma Físico-Financeiro, com a expectativa de desembolso mensal para custear a obra (linhas 11 a 14).

E na aba “Gráfico” você terá o baseline físico-financeiro. Ele mostra o custo mensal da obra e o percentual acumulado da conclusão ao longo do tempo, tudo automático a partir dos dados preenchidos do Cronograma2. Ferramenta muito interessante para controle.

Caso ainda não tenha feito o download, aqui vai novamente o link:

Recapitulando…

Só para revisar, vamos rever os conceitos aprendidos neste artigo:

• EAP: Estrutura Analítica do Projeto / Work Breakdown Structure / WBS é a lista com todas as atividades necessárias para executar e finalizar a obra ou projeto;
• Predecessoras: atividades imediatamente anteriores a uma outra atividade;
• Linha de base: ou baseline é o cronograma de “partida” ou referência para desenvolvimento do projeto;
• Caminho crítico: atividades que não possuem folgas e qualquer atraso compromete a data de entrega do projeto.

Esperamos que esse texto e a planilha te ajude com projetos melhores e maiores.

Também preparamos uma breve apresentação com todo o conteúdo desse artigo, confira:

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